Фото с конференции

Как я без опыта организовывала конференцию в Москве, находясь на расстоянии 2500 км без стартового капитала. Благодаря каким действиям за первый месяц сделали продаж на 1 500 000 руб.⠀

Возможно этот пост кого-то вдохновит и поможет разбить стереотипы, побороть внутренние страхи. 

В 2013 я начала обучение в  образовательном сообществе по личностному росту и инвестированию  UOM (так они себя позиционировали).

Раз в году для существующих студентов и с целью привлечь внимание к сообществу, основатели с помощью учащихся организовывали конференции в различных городах России. Я принимала участие в организации 2х конференций.

Одно из мероприятий мы организовывали в Крыму 5* гостинице «Мрия» на берегу Черного моря. Это было тогда для меня первым мероприятием подобного формата: оркестр на открытии, шикарные кофе-брейки на перерывах между лекциями, концерт на закрытии конференции, сама атмосфера которая царила в залах и кулуарах… 

Самое ценное для меня была это возможность общения со всеми спикерами, получения от них лично ответов на интересующие вопросы.

Все это меня вдохновило взяться за организацию конференции самостоятельно, я хотела реализовать себя в этом направлении. Руководство UOM запросило организацию конференции в Москве, и это уже должен был быть другой формат с другими спикерами. И когда ко мне обратились с предложением взяться за организацию, я конечно согласилась) 

Задача стояла за 4 месяца спланировать мероприятие и провести его в Москве с НУЛЯ и без капитала (как оказалось в процессе).

Вся сложность оказалась когда заказчик сказал что стартового капитала не выделяет, но при этом хочет грандиозное мероприятие)) И здесь стояла задача начать без вложений или отказаться от этого безумного предложения. Кроме этого я тогда проживала в Одессе и у меня не было возможности ехать в Москву и находится там. Но это меня не останавливало я очень хотела это сделать. 

Честно очень переживала так как опыт был не большой, а в многих моментах совершенного его не было. Но я привыкла находить решения сложившейся ситуации и делать максимум возможного и невозможно. 

На мне была задача руководить всем процессом, ставить задачи перед коллегами и контролировать их реализацию, договариваться со спикерами и арендодателями, заказчиками, подрядчиками…  

Я предположила, что с теплой базой образовательного сообщества мы можем это сделать без стартового капитала. Но только следуя определенному плану.

Для начала я сделала: 

  1. План организации мероприятия, список спикеров которых мы хотим пригласить, расписала формат мероприятия. 
  2. Исходя из запроса Заказчика составила таблицу предполагаемых расходов, которые необходимы до мероприятия, в процессе организации и в момент проведения.  Декомпозицию продаж по месяцам разбила. Из этого было понятно сколько нам нужно минимально сделать продаж чтобы покрыть расходы и за какой период.

Продумав план реализации поставленной задачи и получив поддержку участников своей команды мы взялись за реализацию.

Отправной точкой для меня было договорится  со спикерами о их участии и возможности отложить предоплату на месяц, начиная с момента продаж.  

  1. Я связалась со спикерами и предварительно согласовала их участие в нашем мероприятии и  возможность нам заявлять их участие в мероприятии у себя на ресурсах. Договаривалась о возможности внесения первой предоплаты через месяц с момента начала продаж… Подход к каждому спикеру был разный и гонорары разные. Самый большой гонорар был спикера из США 25.000 долл.. И с ним было сложнее договариваться так как в США все совершенно по другому, но у меня получилось с ним договорится…) Я получила согласие от нужного количества спикеров и это была первая победа. Тогда я четко поняла на практике, что в переговорах главное общаться на равных, отпустить ситуацию сделать максимум возможного и быть готовой принять любой вариант спокойно.  
  2. У меня не было денег заказать готовый прототип лендинга и мне пришлось во всех особенностях построения лендинга разбираться самостоятельно и в сжатые сроки. Я анализировать конкурентов, смотрела лендинги с прошедших подобных мероприятий и выписывала, что мне в них нравиться… на основании чего составила прототип подписной страницы по которому на конструкторе сделали лендинг. Это позволило нам не вкладывать на старте денег в подписную страницу, так как конструктор, который мы тогда использовали, давал месяц пользования бесплатно. И собственно благодаря ему мы и получили первые продажи. 
    На видео это последняя версия продающего лендинга этой Конференции

3. Первые несколько писем я подготовила сама, они были слабоватыми но информативными. Мы сделали рассылку и получили первые предоплаты. Дальше с письмами я решила не экспериментировать,  мне повезло тогда по сотрудничать с сильным копирайтером, которая влюблена в то, что делает (если нужны контакты пишите поделюсь😉). Мы совместно составили цепочку писем которая помогла нам увеличить продажи и сами получатели писали, что письма Мега мотивируют! Правильное ТЗ и опыт дают свои плоды. Ниже часть писем которые мы готовили и использовали 

4. Сделала градацию цен на участие в мероприятии и мы придерживались этого. Настроили удобную и понятную систему оплаты. 

5. Я провела вебинар на котором ознакомила с форматом конференции и объясняла почему стоит прийти на конференцию. Это был мой первый вебинар, я еще тогда переодически заикалась, и чтоб на вебинаре не заикаться 3 суток записывала весь сценарий на видео пересматривала его вносила правки, оттачивала свою речь и весь процесс проведения вебинара. Все это было не зря, я без запинок провела вебинар.  Это была моя личная внутренняя победа над страхом и в борьбе с заиканием. Я радовалось не продажам которые были, а больше тому что я провела этот вебинар не заикаясь)) Меня еще сутки после этого штормило)) От заикания я уже избавилась потратив на это 7 лет упорной работы, но сейчас не об этом. Мы получили 3 оплаты после вебинара с средним чеком 18000 руб. 

6. Была настроена телефония, срм система. Всех кто оставил заявку прозванивал менеджер и дозакрывал. 

7. Когда уже было понимание, что продажи идут по плану забронировала место проведения мероприятия. Я отобрала 10 подходящих залов и мы начали с ними переговоры и просмотры помещений. Мой коллега в Москве ездил смотрел, присылал мне видео и фото, рассказывал что есть там по факту и на каких условиях они готовы сотрудничать. Мы остановились на самом подходящем варианте, заключали договор и согласовали детали проведения мероприятия. А это тоже отдельный и достаточно трудоемкий процесс, включающий в себя множество не заметных на первый взгляд деталей.

8. Мы работали очень слаженно и каждый подходил ответственно к выполнению своей задачи. Именно это помогло мне реализовать этот проект. 

9. Параллельно я обучалась и консультировалась в уже опытных экспертов по организационным вопросам, что мне помогло избежать многих ошибок и добавляло уверенности в наших действиях. Одним из основных моих консультантов была Мальцева Евгения, я безгранично ей благодарно за получение знания!) 

Это малая часть подготовки. Было много различных тонкостей и ситуаций, которых я не могла никак предположить, решения приходилось искать по ходу… Гибкость и умение находить решения в различных ситуациях — это наше все!))) 

Месяц подготовки запуска продаж в адском темпе не был потрачен в пустую, мы делали все в соответсвии с тем что я запланировала. За первый месяц сделали продаж на 1.500.000 руб. 

Всего за 3 месяца продали билетов больше чем на 4000000 руб., и все это с одним менеджером по продажам. Часть купила после моего вебинара и дальше им допродавала с email-рассылка.

Конференция проходила 3 дня, были приглашены партнеры, которые предоставили подарки участникам и мыс их разыграли вовремя конференции. Всего за три дня выступило 12 экспертов. Для Вип участников силы организованы закрытые кофе-брейк совместно со спикерами конференции, где они могли пообщаться в сворной форме за чашкой кофе. 

Это был бесценный опыт!

P.S. После конференеции я начала более углубленно изучать маркетинг. В следующем посте поделюсь опытом запуска онлайн-курсов и как я начала заниматься построением и автоматизацией воронок продаж. 

Занимаюсь продюсированием экспертов и запуском онлайн-школ. 

Консультирую по запуску и автоматизации воронок продаж. 

Составляю структуру и автоматизирую воронки продаж. Есть свои проверенные подрядчики, с которыми работаю не один год.  

Если у вас есть интересный проект, вы хотите автоматизировать или усовершенствовать то что уже работает, устали от тестирования различных вариантов запусков, пишите.

Сделайте репост этой статьи, возможно у вас есть друзья которым будет полезен мой опыт, «+» в карму гарантирован 😉 

Категория:

Тег:

Ответов пока нет

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *